Was über Finanzen und Geld gewusst werden muss

Die Verfahrensdokumentation wird von Unternehmen häufig als lästige Pflicht empfunden. Diese Dokumentation eröffnet jedoch neue Möglichkeiten, betriebliche Abläufe zu verbessern, wodurch Kosten und Zeit einsparbar sind. Zusätzlich lassen sich rechtliche Lücken vermeiden, wodurch Rechtssicherheit für Kunden und Unternehmen gegeben ist.

Ausnahmslose Dokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt im Detail, wie die Buchhaltung im Betrieb abläuft. Mit der Einführung hoffen viele kleinere Unternehmen auf eine Ausnahme, doch diese gibt es nicht. Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, muss diese Dokumentation erstellen.

Die Dokumentation ist gesetzliche Pflicht und beinhaltet auch bestimmte Punkte, die enthalten sein müssen. Ziel ist es, dass die Buchhaltung gesetzeskonform geführt wird und absichtliche bzw. unabsichtliche Verschleierungen von Geldflüssen vermieden werden. Unternehmen, die viel mit Bargeld hantieren, werden hier besonders in die Pflicht genommen.

Prozesse kritisch bewerten
Bei der Verfahrensdokumentation werden alle Prozesse dokumentiert, die Teil der Buchführung sind. Dabei wird nicht dokumentiert, wie jeder einzelne Beleg in die Buchhaltung kommt, sondern wie generell gebucht wird.

Wie weitreichend die Buchhaltung ist, wird vielen Unternehmen erst durch die Dokumentation bewusst. Sie umfasst beispielsweise E-Mails, viele Bereiche der Warenwirtschaft oder die Zeiterfassung. Selbst bei kleinen Unternehmen kann die Dokumentation dadurch eine beachtliche Größe annehmen. Allerdings muss die Dokumentation nur einmal erstellt bzw. aktualisiert werden, falls es Änderungen gibt. Bei der Erstellung der Dokumentation sollten Unternehmen die Chance nutzen, die Prozesse kritisch zu bewerten.

Gibt es womöglich Lücken in der Buchhaltung, wodurch Geld unbemerkt verschwinden kann? Zwar soll kein Generalverdacht gegen Mitarbeiter bzw. Verantwortliche entstehen, dennoch kann versehentlich einmal ein Betrag übersehen werden, wenn der Prozess lückenhaft ist. Häufen sich diese Fehler, kann es bei der Buchprüfung Probleme geben. Der gesamte Ablauf der Buchhaltung kann hinterfragt werden. Es kann gezielt nach Möglichkeiten gesucht werden, den Prozess zu vereinfachen, um Zeit zu sparen oder womöglich die Fehlerquote zu reduzieren.

Vorteile
Die Dokumentation hilft Unternehmen dabei, ihre Buchhaltung rechtskonform zu halten. Viele Unternehmen stellen digital Belege aus, obwohl sie keine Sicherheitszertifikate dafür besitzen. Dadurch sind die Belege nicht mehr fälschungssicher. Oft wird der Prozess der Buchhaltung bzw. der Beschaffung relevanter Informationen unnötig kompliziert gemacht. Eine häufige Schwachstelle ist die Lohnverrechnung. Mitarbeiter müssen in unterschiedlichen Bereichen ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Dadurch kommt es zu redundanten oder abweichenden Informationen.

Ein weiterer Vorteil der Dokumentation ist, dass genau sichtbar ist, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen kann oder muss. In vielen Unternehmen gibt es durch die Dokumentation oft ein böses Erwachen, da Mitarbeiter Zugriff auf Informationen haben und diese womöglich sogar verändern können, mit denen sie nichts zu tun haben. Die Dokumentation darüber, wie die Buchhaltung im Betrieb abläuft, bietet daher den Unternehmen die Chance, Verbesserungen vorzunehmen.